eSocial: o que é, como funciona e sua importância

Toda empresa, seja pequena ou grande, sabe que o eSocial possui diversos requisitos trabalhistas e previdenciários.

Portanto, exige esforços interdisciplinares das empresas e uma revisão dos procedimentos e sistemas para cumprir as regras. No entanto, não é tarefa fácil mobilizar uma empresa em um projeto que atinge tantos setores e demanda alta administração.

Então, como as empresas podem realizar esse projeto internamente?

Quais são as áreas mais impactadas na empresa?

Por isso, vamos explicar melhor tudo sobre o eSocial.

O que é eSocial?

O eSocial é um dos pilares do Sistema Público de Escrituração Digital (Sped), programa que visa modernizar o cumprimento das obrigações complementares, consolidando a transmissão de informações fiscais, previdenciárias e trabalhistas das empresas de forma puramente digital.

É um projeto difícil. Primeiro, por causa de sua escala, pois conectará várias agências governamentais pela primeira vez, além de envolver todas as empresas e trabalhadores.

O segundo aspecto é que o aplicativo permitirá que uma coleta de informações seja transferida para uma área, o Ambiente Nacional do eSocial, de maneira completamente online.

Destaca-se que o eSocial não modifica a lei, apenas visa gerar melhor controle, abertura e confiabilidade das informações dadas ao governo.

Portanto, o eSocial exigirá uma revisão das operações de RH, Administração de Pessoal, Medicina e Segurança do Trabalho, Jurídico e Tributário devido ao aumento da exposição de seus dados.Leia também: 7 formas de como lidar com a depressão no ambiente de trabalho[1]

Como isso funciona na prática?

Muito mais que entender a definição de eSocial, é importante que os especialistas em negócios e recursos humanos entendam como funciona esse sistema, já que os dados anteriormente enviados física e individualmente podem agora ser reunidos através do sistema.

Ou seja, todos os dados de trabalho, previdência e tributação em formato digital devem ser transmitidos pelo eSocial em prazos que podem diferir dependendo de cada categoria de necessidade.

Por exemplo, deve ser informado que um novo funcionário é contratado até um dia antes da data de contratação.

Em caso de rescisão, desligamentos e notificações prévias, a rescisão ou notificação prévia será transmitida ao sistema no prazo de dez dias a contar da data de rescisão ou notificação.

No caso de indicadores de ausência, os prazos variam de acordo com cada funcionário e para cada empresa.

É fundamental ressaltar que as empresas precisam de um certificado digital para assinar documentos eletrônicos e, a partir daí, enviar o certificado para uma organização homologada pela Infraestrutura de Chaves Públicas Brasileira (ICP-Brasil).

Essa medida não vale apenas para trabalhadoras domésticas, MEIs, MEs e EPPs com apenas um empregado optando pelo Simples Nacional; neste caso, não é necessário um certificado digital que possibilita o acesso ao eSocial.

Vantagens da eSocial

As consultas cadastrais no eSocial tornaram-se mais ágeis com a integração do sistema e as informações tornaram-se mais tangíveis para minimizar potenciais fraudes ou evasão fiscal.

Além dessa grande redução no procedimento, o eSocial trouxe algumas outras vantagens para funcionários e empregadores.

Vantagens para empresas

O eSocial entrega processos mais uniformes e menos informações imprecisas ao empregador. As empresas simplificam o processo seguindo a ferramenta, centralizam todas as informações de pessoal e eliminam a chance de erros de computação.

Com esses benefícios, as empresas ganharão mais segurança jurídica e garantirão que todas as informações de que necessitam sejam compartilhadas com os órgãos públicos.

Vantagens para trabalhadores

Os colaboradores têm a garantia de cumprir os seus compromissos laborais e previdenciários.

Como o sistema é unificado e leva em consideração os diversos tipos de vínculos trabalhistas vigentes no Brasil, os dados ainda serão coletados e registrados no eSocial por funcionários sem vínculo empregatício.

Isso significa que as informações constituem um banco de dados governamental rico e centralizado. Isso naturalmente facilita o desenvolvimento e a modificação de políticas públicas que beneficiem os colaboradores.

Evidentemente, o eSocial tem permitido que as organizações façam ajustes significativos e ofereçam uma abordagem moderna e menos burocrática seguindo as novas tendências do mercado. Isso leva a uma série de vantagens e desvantagens comerciais.

É imprescindível ressaltar que as regras e regimes tributários não se alteraram apesar da mudança na forma de cobrança. Além disso, a atualização é necessária e pode levar a problemas para a organização se não for feita.

Cadastro no eSocial

Os dados cadastrais do empregador devem ser confirmados pelo sistema. Isso é feito com base no CNPJ ou CPF, conforme o tipo de pessoa. Com base na RFB, várias indicações são levadas em consideração.

Portanto, as entidades jurídicas devem apresentar cadastro no CNPJ para que suas informações sejam confirmadas. Em alguns casos, é possível usar tabelas corporativas para batidas essenciais adicionais. Neste caso, os órgãos responsáveis ​​serão os únicos a realizá-lo.

Para funcionários, o CPF e o CNIS devem ser cadastrados para confirmação das informações. Além de verificar o cadastro de um indivíduo, o NIS, as datas de nascimento e o nome do funcionário também são avaliados.

Os usuários do sistema também devem fornecer detalhes contratuais da viagem. Independentemente de sua autoridade, este procedimento exige o pessoal isento de cronometragem.

Um problema predominante diz respeito aos contratos de admissão por prazo determinado, que são indeterminados ao longo do tempo. O governo observa que não são necessárias alterações contratuais, uma vez que o sistema considera que o contrato passou a ser indeterminado, pois não há informações disponíveis sobre a rescisão do contrato.

Alguns exemplos incluem o funcionário mudando de uma filial para outra. Mudanças na capacidade (mudança no local de trabalho) podem ser notificadas enviando um caso de mudança contratual. Assim, qualquer mudança na empresa deve, portanto, ser explicitamente notificada.

Além disso, há uma categoria especial para conselheiros não empregados com direito ao FGTS e pessoas físicas.

O que são os eventos do eSocial?

A partir de 2018, foi instituído pelo Governo Federal, um novo sistema de gestão das informações relativas aos empregados das empresas que operam no Brasil. Por funcionar de forma integrada e digital, a quantidade de papéis foi reduzida, processos simplificados e preços reduzidos.

No entanto, é vital conhecer os eventos do eSocial. Esses eventos consistem em prazos específicos para registro e envio de informações trabalhistas no sistema para o governo brasileiro.

Se este regulamento não for cumprido, uma série de penalidades podem ser impostas às empresas.

Portanto, é importante ficar de olho no tempo nesse mecanismo de controle.

Quais as penalidades e multas do eSocial?

O não atendimento dos prazos do eSocial pode levar a observações e penalidades da empresa.

Assim, é altamente crucial que as empresas planejem a adoção do sistema, tanto estabelecendo procedimentos eficientes quanto implementando tecnologias que permitam o registro e a categorização dos dados.

Além disso, a ausência de registro de contratação de funcionários, mudanças nos dados cadastrais e falta de exames médicos, etc. E, são alguns das razões que podem resultar em penalidades da empresa, semelhante ao que era anteriormente a situação antes da implantação do eSocial.

As penalidades por ausência de exames médicos ficam entre R$ 400 a R$ 4.000 por empregado.

E, a exclusão dos dados de licenças temporárias pode chegar a R$ 181.284,63.

Sendo assim, as penalidades por omitir dados de acidentes no trabalho podem variar de salário mínimo a máximo de contribuição e podem dobrar em caso de reincidência.

Este artigo sobre “eSocial: o que é, como funciona e sua importância“ foi útil para você? Seu feedback é muito importante para nós. Deixe seu comentário, curta, compartilhe e assine a nossa newsletter!